Klik op om terug te keren naar het hoofdmenu.

Tip 116 - Hoe doen we een Mail Merge? Iemand wil een Mail Merge gaan doen in MSWord op basis van gegevens in FileMaker. Dat is niet zo moeilijk. Het vergt vooral wat oefening in Word zelf (en daar is een erg goede online help beschikbaar). Eerst moeten we de velden die we nodig hebben - alle adresgegevens, de aansprekingen, de aanspreektitels, enzovoort - gaan exporteren. Het formaat dat we daarbij kiezen is Merge. Denk eraan bij het exporteren dat het vaak voorkomt dat gebruikers bestanden "verloren" saven: ze hebben ze gesaved, maar weten niet meer precies waar en vinden ze dan ook niet terug. Opletten dus tijdens het saven! Daarna moeten we in Word een zogenaamde template aanmaken. Dat is dus onze eigenlijke brieftekst waarin een aantal variabele gegevens moeten komen (de inhoud van onze FileMaker-velden). Dat ziet er bijvoorbeeld zo uit:   <Aanspreking> <Voornaam> We nodigen je hierbij uit voor de volgende <Activiteitstype>, gepland voor <Datum> te <Plaats>.   FileMaker heeft in zijn exportbestand dingen klaargezet als "Beste", "Christine", "barbecue", "12 oktober" en "Knokke". Tenslotte nog dit: voor het aanmaken van die template bestaat een speciale tool in MSWord: de Date Merge Manager. Hierin moeten we aangeven dat we gaan werken met de geëxporteerde gegevens. Die zullen we dan mergen met de Word template (onze eigenlijke brief). Alle info hierover vinden we in MSWord zelf.

avd@avd-ci.be - contactformulier