Klik op om terug te keren naar het selectiemenu.

Tip 159 - Facturen verzenden als PDF-attachment Iemand die zijn facturen aanmaakt in FileMaker zou die graag verzenden als .PDF-attachments bij zijn e-mails. Zoals gewoonlijk zijn er een aantal mogelijkheden, en wat volgt is er slechts één van. De procedure is verschillend voor een Windows- of een Macintosh-computer. Eerst Windows. Het afdrukken gebeurt vanuit het bestand dat we altijd al gebruiken voor de facturen. Meestal is dat een Line Items-bestand (het bestand dat de factuurregels bevat). In het dialoogpaneel dat verschijnt na een klik op Print, klikken we de optie Save as PDF aan. We zorgen voor het gewenste pad, zodat we goed weten waar onze factuur terecht zal komen (meestal is dat een speciale folder). Daarna geven we het PDF-bestand de gewenste naam (bijvoorbeeld Factuur.PDF). Dan pas openen we het script voor het afdrukken van de facturen, maar we klikken meteen op Done om het script te verlaten (we hebben er dus niets aan veranderd). In het dialoogpaneel dat dan verschijnt, klikken we aan dat we de nieuwe Print Setup willen gebruiken. Op die manier zal het script de factuur steeds als een PDF afdrukken, met de gewenste naam die we hebben opgegeven. Nu komen de plug-ins aan de beurt. Het is immers niet de bedoeling dat elke factuur dezelfde PDF-naam krijgt en daardoor de vorige overschrijft. Dit probleem lossen we op door een file utility plug-in: oAzium FileTools van Waves in Motion. Deze plug-in kan ervoor zorgen dat het PDF-bestand als naam het factuurnummer krijgt. De volgende plug-in - wees gerust: we hebben er maar twee nodig - zorgt voor het verzenden. Dat doen wij bijvoorbeeld met SMTPit van Community Networking Systems. Deze plug-in stuurt ons PDF-bestand automatisch naar het e-mail-adres dat op de record van onze factuur staat. Ook de e-mailtekst kunnen we automatiseren via deze plug-in (bijvoorbeeld een korte gepersonaliseerde boodschap die de factuur aankondigt, uiteraard met een verwijzing naar het factuurnummer en de factuurdatum). Hiermee hebben we natuurlijk nog maar één factuur verstuurd. Willen we er meer, dan gebruiken we een looping script dat alle facturen van een found set verstuurt. Uiteindelijk drukken we - nog steeds via dit script - een lijst af van alle verzonden facturen.   Voor Mac-gebruikers: http://forums.macnn.com/showthread.php?s=&threadid=145985 en http://www.apple.com/applescript/print/ OSX gebruikers kunnen rechtstreeks in PDF-formaat afdrukken. Ook hier moeten we via een plug-in zorgen voor de correcte PDF-namen, zodat de factuurbestanden duidelijk te herkennen zijn.

avd@avd-ci.be - contactformulier