FileMaker Tip 387 Genummerde records voor beginners   Deze week nog eens een beginnerstip: A.F. uit T. wil zijn records nummeren en ondervindt daarbij problemen. Hij had het eerst willen doen via een calculatie-veld dat hij daarna zelf met nummers wilde invullen. Da’s geen goed idee, en FileMaker maakt hem daar meteen attent op. Stel dat je een calculatieveld C definieert dat bijvoorbeeld als formule heeft dat het twee andere velden A en B optelt*: Sum(A;B) Dan kan je daar natuurlijk niet zelf een getal invullen: FileMaker berekent zelf correct de calculatie (in dit geval hoeveel A plus B is). Het zou maar al te gek zijn dat je in C bijvoorbeeld 17 zou kunnen invullen wanneer in A 4 staat en in B 3. De som van die twee is 7 en daar hoef je je dus niet zelf mee te bemoeien! Een calculatieveld was dus duidelijk niet de juiste weg. Een Number Field moest hier komen. FileMaker kan dat veld dan zelf automatisch invullen, telkens een nieuwe record wordt aangemaakt. Dat heet Auto-Enter (onder het tweede tabje bij de Options) en daar kan je dan kiezen voor Serial Number (als je het meer ingewikkeld wil maken, dan is er ook de mogelijkheid via Calculation te werken). Rest nog één probleem: de databank van A.F. bevat al vele duizenden records en die zijn uiteraard (nog) niet genummerd. Dat lossen we op via Replace Field Contents onder het Record menu. Daar gebruiken we de tweede optie: Replace by Serial Numbers waarbij we vrij het beginnummer en het interval kunnen kiezen, zelfs met automatische aanpassing van de Auto-Enter opties. Wel even opletten: dit vervangen wordt toegepast op de actuele recordreeks. Als je net Carry Bell hebt gezocht en 14 records gevonden, dan wordt de Replace alleen toegepast op die 14 records. Eerst dus een Show all records doen, en eventueel nog eens sorteren ook… * Een calculatieveld moet altijd een formule hebben, anders kan het niets uitrekenen...   Terug naar het selectiemenu voor de tips.